Datenschutz im Verein: Was Sie beachten müssen

DSGVO klingt kompliziert – muss es aber nicht sein

Seit Mai 2018 gilt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) – auch für Sportvereine. Viele Vorstände sind verunsichert: Was darf ich speichern? Wer darf Zugriff haben? Was passiert bei Verstößen?

Diese Daten dürfen Sie speichern

Als Verein dürfen Sie personenbezogene Daten speichern, wenn:

• Einwilligung vorliegt: Mitglieder haben Beitrittserklärung unterschrieben
• Vertrag besteht: Mitgliedschaft = Vertragsverhältnis
• Berechtigtes Interesse: Für Vereinszwecke notwendig (Training organisieren, Kommunikation)

Diese Rechte haben Mitglieder

• Auskunft: Recht zu erfahren, welche Daten gespeichert sind
• Berichtigung: Falsche Daten korrigieren lassen
• Löschung: Nach Austritt Daten löschen (außer gesetzliche Aufbewahrungspflichten)
• Widerspruch: Verwendung für bestimmte Zwecke untersagen (z.B. Newsletter)

Checkliste für DSGVO-Compliance

• ✅ Datenschutzerklärung auf Website vorhanden
• ✅ Einwilligungen dokumentiert (Beitrittsformulare, Newsletter-Anmeldungen)
• ✅ Zugriffskontrolle (nicht jeder darf alle Daten sehen)
• ✅ Sichere Speicherung (verschlüsselte Datenbank, Backups)
• ✅ Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten geführt
• ✅ Auftragsverarbeitungsverträge mit Dienstleistern (z.B. Software-Anbieter)

Wie KlubPortal Sie unterstützt

Mit Klub Base sind Sie auf der sicheren Seite:

• Server in der EU (Deutschland/Schweiz)
• SSL-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen
• Rollenbasierte Zugriffsrechte (Trainer sehen nur ihre Mannschaft)
• Automatische Backup-Routinen
• DSGVO-konforme AV-Verträge inklusive
• Integrierte Löschfunktionen für ausgetretene Mitglieder

Häufige Fehler vermeiden

❌ Nicht machen:

• WhatsApp-Gruppen mit Spieler-Handynummern (ohne Einwilligung)
• Geburtsdaten/Adressen öffentlich auf Website zeigen
• Fotos von Kindern ohne Einwilligung der Eltern veröffentlichen
• Excel-Listen per unverschlüsselter E-Mail versenden

✅ Stattdessen:

• Geschlossene Kommunikationskanäle nutzen (z.B. Klub Base Messenger)
• Nur notwendige Daten anzeigen (Vorname reicht oft)
• Foto-Einwilligungen bei Anmeldung einholen
• Sichere Software mit verschlüsselter Übertragung verwenden

Fazit: Datenschutz ist kein Hexenwerk. Mit der richtigen Software und etwas Sensibilität schützen Sie Ihre Mitglieder – und sich selbst vor Bußgeldern.